ВІДСУТНІСТЬ ЯСНОГО РОЗУМІННЯ РЕЗУЛЬТАТУ Є МОТИВАМИ ПРОКРАСТИНАЦІЇ

    В понеділок починається новий робочий тиждень, а разом з ним з'являються нові проекти та залишаються старі незакінчені завдання.

 На столі лежить перелік нагальних справ - ідей для розробки, важливих дзвінків, список зустрічей та покупок.

 Однак перед тим, як засукати рукава та почати працювати, прокрастинатор зробить ще купу маленьких і непотрібних справ, що з'їдять робочий час.

         Він перевірить усі свої електронні скриньки, напише новий пост у блозі, зайде на свої сторінки в соціальних мережах. 

ПРОКРАСТИНАЦІЯ – ВІДВОЛІКАННЯ ВІД ГОЛОВНОГО

ОРГАНІЗАЦІЯ ПРОВЕДЕННЯ ЕФЕКТИВНОЇ НАРАДИ

      Безпосередній збір людей має сенс, коли є необхідність у:·обміні інформацією;  виявленні думок;  аналізі важких ситуацій і проблем; прийнятті рішень щодо комплексних питань.

 1. Звужуйте, наскільки можливо, коло учасників. Запрошувати треба лише тих, без кого не можна обійтися, тобто працівників, які:

• ·  пов’язані безпосередньо з питаннями, що   розглядаються на засіданні;
• ·      мають відповідні спеціальні знання;
• ·      будуть виконувати рішення;
• · мають досвід рішення аналогічних проблем;
• ·      є відповідальними за належне виконання рішень наради;

МЕТОДИКА РАЦІОНАЛЬНОГО ЧИТАННЯ

Приблизно 30 % свого часу фахівці витрачають на читання. Раціональне читання допомагає краще справитися з потоком інформації, оскільки безсистемне читання означає втрату часу і порожню витрату засобів. 

Шляхом спеціального тренування можна удосконалити методику читання і підвищити швидкість читання за рахунок:

• ·                 позбавлення від шкідливих звичок і відволікаючих факторів;
• ·                 застосування раціональної техніки читання.

САМОКОНТРОЛЬ - КОРЕГУВАННЯ ЧАСУ І ЗАВДАНЬ

Контроль як функція самоменеджменту охоплює три задачі:

1)               Осмислення фізичного стану. Що досягнуто до моменту здійснення контролю?
2)               Порівняння запланованого з досягнутим. У якому ступені досягнута поставлена мета? Які відхилення мають місце ?
3)               Корегування по установлених відхиленнях.
Час, тривалість і регулярність контролю залежать від  задач, що виконуються, і поставленої мети.

ОСНОВНІ ФАЗИ ПРАЦЕЗДАТНОСТІ ЛЮДИНИ

Початок дня:

1.    Розпочинати день з гарним настроєм.

2.    Виконання фізичних вправ, сніданок, збори на роботу.

3.    Розпочинати роботу в один і той самий час.

4.    Перевіряти план дня.

5.    Спочатку робити найважливіші завдання.

6.    Розпочинати роботу без тривалого періоду «впрацювання».

7.    Погоджувати план дня з секретарем.

8.    Вранці займатись виконанням найважливіших та найскладніших справ (категорії А).

ПЕРЕВАГИ ДЕЛЕГУВАННЯ ПРИ ПЛАНУВАННІ ЧАСУ

Делегуванням називається передоручення робочої задачі, а також передача компетенції і відповідальності для її виконання підлеглому.

     Тобто, одночасно з робочою задачею для її виконання повинні делегуватися також необхідна компетенція і відповідальність у спеціальній сфері (функціональна відповідальність). Начальник зберігає за собою відповідальність за керівництво (управлінську відповідальність), що не може бути делегована.

ПРАВИЛЬНЕ ФОРМУЛЮВАННЯ ЦІЛЕЙ - ШЛЯХ ДО ВИКОНАННЯ МРІЇ

У процесі аналізу “ціль – засіб” необхідні для досягнення бажаних цілей засоби (особисті, фінансові, часові) порівнюються з реальною ситуацією. 

Для професійних цілей у графі “засоби” треба вказувати необхідну для їхнього досягнення кваліфікацію і ставити конкретні реалістичні цілі для надбання досвіду і здібностей, яких вам ще не вистачає.

СЕКРЕТИ УСПІХУ РАЦІОНАЛЬНОГО ПЛАНУВАННЯ

             Прийняття рішення передбачає відбір першочергових задач і справ.

Встановити пріоритетність – означає прийняти рішення про черговість вирішення задач. Для більшості керівників основні проблеми полягають у тому, що вони:

•    намагаються відразу виконати занадто великий обсяг роботи;

•    розпорошують свої сили на окремі, часто несуттєві справи.

        Наприкінці робочого дня вони відзначають, що начебто зроблено чимало, але дійсно важливі справи або не закінчено, або вони взагалі не зрушили з місця.

       

СТРУКТУРА ЩОДЕННИКА ЧАСУ

      Календарна частина – тут формуляри для місячних, декадних і денних планів. Особливе значення придається плану дня. Принцип – одна сторінка  на день.

      Розділ службових та інших дат – тут можна записати, щоб постійно мати при собі найважливішу інформацію, наприклад:

•    терміни проведення семінарів, нарад

•    тарифи зарплати і доходів

•    списки днів народжень і інших важливих дат

•    поштові тарифи

•    розклад літаків, потягів

ОСНОВНІ ПРИНЦИПИ АНАЛІЗУ ТА ПЛАНУВННЯ ЧАСУ

          Розглянемо принципи і правила планування ефективного використання робочого часу й особистої роботи. Розривати ці елементи не можна. Аналізувати і планувати треба тільки разом, тобто треба чітко визначати і види робіт і час на їх виконання.

        1. Основним принципом планування є дотримання співвідношення 60:40. Це означає, що складати план треба лише на визначену частину свого робочого часу, як показує досвід, найкраще на 60%.
          Події, що важко передбачити, моменти що відволікають («поглиначі часу»), а також події особистого плану не можуть бути заплановані цілком. Відповідно, свій час треба розподілити між 3-ма блоками.

МЕТОДИКА ФОРМУЛЮВАННЯ ТА ПОСТАНОВКИ ЦІЛЕЙ

        Постановка цілей – це перша функція самоменедменту.

          Постановка цілей вимагає чітко і в точних формулюваннях висловлювати наші явні і приховані потреби, інтереси, чи бажання, і зорієнтувати наші дії на досягнення цієї мети.

       Процес постановки цілей включає три фази:

1)    перша фаза – визначення мети: тобто – чого я хочу?

2)    друга фаза – ситуаційний аналіз: що я можу?

3)    третя фаза – формулювання мети: до чого я конкретно прагну.

      

ПРАВИЛЬНІ ПРІОРИТЕТИ – ПЕРЕМОГА НАД СУЄТОЮ

             Правильне управління своїм часом і висока продуктивність є наслідком вміння виділити головне. Майже у всьому, що ви робите в житті, якщо вам вдасться визначити ці 20% зусиль, які призводять до 80% результатів, то можна сказати, що ви рухаєтеся у правильному напрямку.

              Поради щодо визначення головного:

• Записуйте свої головні справи і плани в діловий щоденник, щоб вони були завжди з вами.

• Ваші справи не повинні накладатися один на одного. Чітко визначайте строки для виконання справ протягом дня (наприклад, зустрічі, прийом їжі і так далі). Передоручайте справи і спрощуйте свій графік там, де це можна.

СТІВЕН КОВІ: ТЕРМІНОВІ СПРАВИ КЕРУЮТЬ НАШИМ ЖИТТЯМ

              Парадоксально, що найголовніші справи в житті не є терміновими. Такі як спілкування з сім'єю, робота і домашні справи, зарядка, правильне харчування, медичні огляди, технічний огляд машини, написання заповіту або планування пенсійної допомоги.

              Алек Макензі в книзі «The Time Trap» вперше вказав на різницю між головним і терміновим. Стівен Кові розвинув цю ідею в книзі «The 7 Habitsof Highly Successful People».

          

НАШЕ ЖИТТЯ - ЦЕ ВІДПУЩЕНИЙ НАМ ЧАС!

Дорогі друзі! 

        Нещодавно я отримала листа від своєї доброї знайомої, яка поділилась власними життєвими порадами щодо організації часу. Я не стала перекладати його українською, зберегла мову оригіналу,  бо то втрачається енергетика висловів і бачень цієї досвідченої людини. 

        В любому випадку, хотілось щоб ви відгукнулись на її поради і можливо спільними зусиллями ми створимо гармонічну систему ефективного планування часу використовуючи колективну енергію (егрегор). Тож, читайте і спілкуймося!

            Я решилась изложить в конспективном виде свою систему планирования времени и целей, которая, как мне кажется, - способна наполнить смыслом и интересным содержанием каждый день жизни.

              

ПРИЙМІТЬ ЩИРІ ВІТАННЯ!

МОЇ ЛЮБІ, ВІТАЮ ЗІ СВЯТОМ КОХАННЯ!

А жінка в світ приходить для любові
Любити ляльку доки ще мала
Любити маму поки підросла
А тільки –но, як ступить за поріг
Любити небо і м‘який моріг.
Дім батьківський і квіти чорноброві
Бо жінка в світ приходить для любові.
Росте вона, ростуть її роки
Ростуть її і радості й надії
І от приходять роки молодії
По світу вже вона не йде – несеться !
Уважно прислухається до серця

ПОРАДИ ГЛІБА АРХАНГЕЛЬСЬКОГО ЩОДО ЕФЕКТИВНОГО ПЛАНУВАННЯ ЧАСУ

          Кожен, хто намагається керуватися правилами тайм-менеджменту, рано чи пізно робить хоча б одну з поширених помилок. На жаль, деякі в результаті приходять до висновку, що все це не для них. І дуже даремно. У ваших силах навести порядок у справах, якщо знати, де підстерігають небезпеки, і що з ними робити. 

            Про те, де лежать «граблі», і як на них не наступити, розповідає Гліб Архангельський, генеральний директор компанії «Організація часу» і автор популярних книг по тайм-менеджменту.

ПОРАДИ ДОСВІДЧЕНИХ УПРАВЛІНЦІВ

         Необхідно проводити інвентаризацію часу за кілька робочих днів, щоб проаналізувати свій робочий стиль і розкрити причини дефіциту часу.

          Симптоми не організованої роботи керівника можна визначити за такими ознаками:

1) відсутність чіткого розкладу роботи на поточний день (керівник не знає, що йому сьогодні належить зробити в першу чергу, що - у другу);

2) секретар не в курсі справ свого шефа (секретар - перш за все помічник свого керівника);

ПРАВИЛА УПРАВЛІННЯ ІНФОРМАЦІЙНИМИ ПОТОКАМИ

              Електронна пошта – прекрасний і поки що недооцінений багатьма керівниками інструмент. Її тайм-менеджмент перевага в тому, що пошта не потребує «одночасності» контакту – ви надсилаєте пошту в будь-який зручний для вас час, контрагент читає в зручний йому час. 

         Так значно зручніше ніж при телефонних розмовах чи просто спілкуванні, які потребують одночасної присутності обох учасників комунікації. Виходячи з цієї переваги електронної пошти, краще використовувати її, а не телефон, для всіх необов’язкових справ, тобто тих, які можуть зачекати день.

       

АЛГОРИТМ ЩОДЕННОГО ПЛАНУВАННЯ

1. Знайте свої пріоритети.

        Перш ніж планувати свій час, вам необхідно побудувати чітку картину того, що необхідно виконати в першу чергу, що залишити на потім або відстрочити. Ви повинні визначити пріоритети, сформулювати цілі.

2. Складіть розклад для вирішення своїх завдань.

          Чи контролюєте ви те, як проводите свій час. Вам необхідно переконатися, що ви витрачаєте свій час відповідно до своїх пріоритетів і переваг. Зробіть розклад вашого часу для завершення своїх дій. Визначте дні, в які ви заповнюєте документацію.

РЕАЛІСТИЧНИЙ ПЛАН ЗА ДОПОМОГОЮ МЕТОДУ "АЛЬП"

       Як уже зазначалося раніше, планування - це підготовка до реалізації мети. В цьому випадку говорять також про цільові плани.
     Людина може зовсім по-іншому сприймати навколишній світ, коли знає, чого вона хоче, тобто якщо має конкретний план витрачання часу.

• Принципово важливо складати план дня в письмовому вигляді.
• Плани дня, які тримають в голові, легко відкладаються.
• Письмові плани дня забезпечують розвантаження пам'яті.
• План, який фіксується письмово, має психологічний ефект самомотивації до роботи. Ваша ділова активність стає більш цілеспрямованою і орієнтованою на дотримання чіткої програми дня.

ПЛАНУЄМО ЧАС ДЛЯ ВІДПОЧИНКУ

            Спробуйте пригадати: як розподілялися ваші перерви на відпочинок протягом вчорашнього робочого дня?

            Швидше за все відпочинок складався «стихійно». Відволіклися на декілька хвилин на цікаву статтю в Інтернеті; зайшов знайомий - поговорили з ним; вийшли покурити; закрили очі і послухали музику; випили чашку чаю, кави.            

ПОРАДИ ПІТЕРА ДРУКЕРА ЩОДО ПРОДУКТИВНОСТІ ВИКОРИСТАННЯ ЧАСУ

              Час, так само як гроші, завжди є лише засобом для досягнення цілей, а самі вони мусять приносити нам радість і задоволення. У гонитві за славою, кар’єрою чи багатством люди часто забувають про своє справжнє призначення, і тоді рано чи пізно приходить відчуття порожнечі або розчарування життям, як це змальовано в романі Ремарка «Три товариша».

           Тож поговорімо про взаємозв’язок фактора часу з причинами виникнення стресів. Перелік можливих причин може бути вельми широким – від таких серйозних подій, як участь у воєнних діях, до, здавалося б, не вельми значних епізодів на кшталт невдалого публічного виступу чи неприємної розмови з кимось із близьких.

            

ПОМІРКУЙТЕ НАД КАРТОЮ БАЖАНЬ

РОЗДРУКОВУЙТЕ І ВИКОРИСТОВУЙТЕ, НЕ ЗВОЛІКАЙТЕ

MEMENTO: ПРОГРАМА ДЛЯ ПЛАНУВАННЯ ЧАСУ

      Згадайте, як часто ви забували, або згадували в останню мить про день народження друга чи про день незалежності Алжиру.
   Як часто, засидівшись за комп'ютером ви запізнювались на зустріч, як часто вам доводилось виправдовуватись перед начальством через невчасно відісланий звіт. 

   Програма Memento допоможе вам організувати свій час.

   Навіть, якщо ви ніколи не забуваєте про заплановане, перегляньте ії можливості.

НЕПРОХАННІ ГОСТІ - ПОГЛИНАЧІ ЧАСУ

           До мене постійно приходять «незаплановані» відвідувачі. Чому це відбувається?

       Як Вам, ймовірно, довелося переконатися на власному досвіді, незаплановані відвідувачі є одними з самих нещадних “пожирачів” часу. Але якщо Ваш час вирушає на цих “непроханих гостей”, чому Ви їх все-таки приймаєте? 

   Причини можуть бути наступними:

- Ваше робоче місце уразливе до “заглядаючих” відвідувачів

- Ваш секретар не справляється з функціями “внутрішнього бар'єру”

- Ви звикли вирішувати всі питання особисто, і це поширюється на відвідувачів

- Ви не призначаєте чаших зустрічей заздалегідь, тому більшість Ваших відвідувачів приходять до Вас, коли хочуть

- Ви боїтеся втратити якусь важливу інформацію, якщо не вислухаєте всіх відвідувачів

- Ви бачите в кожному новому відвідувачі потенційного клієнта і прагнете його утримати

- Ви просто не володієте прийомами “боротьби” з “непроханими гостями”

УМІННЯ ТАКТОВНО ВІДМОВИТИ

               У яких випадках потрібно уміти сказати «ні» на роботі?

Невміння відмовляти може привести до того, що Ви постійно будете завантажені тією роботою, яка Вам не до душі. Більш того, на Вас перекладатимуть роботу, від якої відмовляються інші співробітники. 

           Якщо немає вагомих причин для згоди, в наступних обставинах Ви завжди повинні відмовляти:

- Якщо прохання не обгрунтоване.

- Якщо завдання не дуже важливе.

- Якщо Вам не вистачає знань або умінь.

- Якщо Ви знервовані або засмучені.

- Якщо роботу явно повинні виконувати не Ви.

GTD – ЕФЕКТИВНИЙ МЕТОД ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ

                Чому багато людей відчувають постійний стрес і нічого не встигають? Тому, що вони зберігають всі справи в голові. А мозок людини здатний одночасно утримувати в пам’яті лише 7 об’єктів. Якщо зберігати в голові дуже багато сміття, багато речей просто забуваються і згадуються тільки тоді, коли вже пізно. У результаті виходять всі ці «Забув», «Не встиг», «Ай, зроблю завтра» …

                Існують деякі переваги методології тайм менеджменту розробленої Девідом Алланом GTD (Getting Things Done).

               

10 НАЙБІЛЬШИХ ВБИВЦЬ ЧАСУ

1.    Невміння відмовляти і говорити НІ;
2.    Звичка хапатися за все і відразу;
3.    Не вірна оцінка термінів і об'ємів робіт;
4.    Бажання завжди бути корисним і допомагати всім;
5.    Природна повільність;
6.    Відсутність звички вести записи;
7.    Зайва товариськість;
8.    Небажання встановлювати dead line для завдання/роботи;
9.    Звичка приступати до роботи не забезпечивши себе всім необхідним;
10.    Не уміння розставляти пріоритети.

ВИКОРИСТОВУЙТЕ МОДЕЛІ-ПЛАНУВАЛЬНИКИ

«ПОБУДОВА ПІРАМІДИ» ПО СИСТЕМІ ФРАНКЛІНА

              Планування часу по системі Франкліна являє собою процес «будівництва піраміди». Що ж це означає?

                   1. Спочатку укладається масивна основа піраміди, що служить опорою для всіх інших поверхів. Людина визначає свої життєві цінності (грубо кажучи, те, чого вона хоче від життя). Для одного це - матеріальний статок і впевненість у завтрашньому дні. Для іншого - благополучна родина, любляча дружина й щасливі діти.

                    2. Наступний етап - побудова другого поверху піраміди, що опирається на перший. Виходячи зі складеного списку, людина повинна вирішити, чого вона хоче домогтися. Наприклад, якщо хтось вважає, що для нього найбільш важливі популярність, влада й високий соціальний статус, він може вирішити, що він хоче стати президентом США. Треба поставити перед собою глобальну мету. Важливо переконатися, що обрана мета дійсно відповідає всім життєвим цінностям зі складеного на попередньому етапі списку. 

         3. Третій поверх піраміди опирається на другий. Складається генеральний план - що, по великому рахунку, необхідно, щоб досягти поставленої на попередньому етапі мети.    
       Наприклад, для того, щоб стати президентом США, треба спершу стати губернатором штату або мером одного з великих міст США, треба мати партійну й/або фінансову підтримку, треба бути відомим публіці оратором, треба мати незаплямовану репутацію, треба бути солідною одруженою людиною, треба одержати вищу освіту в престижному навчальному закладі й т.п.

              

ЗАСТОСУВАННЯ ПРИНЦИПУ ПАРЕТО ДЛЯ ЕФЕКТИВНОГО ПЛАНУВАННЯ

        «Принцип Парето»: приблизно 20% зусиль і часу достатньо, щоб одержати 80% результату.

     Принцип Парето дійсно працює й може застосовуватися в самих різних областях. Цей принцип був сформульований італійським економістом Вільфредо Парето в 1897 році, і з тих пір підтверджувався кількісними дослідженнями у всіляких сферах життя. 

          Відповідно до цього принципу:

ПОРАДИ РОБЕРТА КІОСАКІ ЩОДО ПЛАНУВАННЯ ЧАСУ

          Книга Роберта Т. Кіосакі і Майкла Л. Летчера "Збережіть ваш актив № 1. Поради Багатого Батька як перетворити Ваші ідеї в актив" викликала величезний інтерес, тому що автор сам багато досяг у житті, і знає, про що говорить. 

          Про час в різних джерелах сказано багато, але те, що час є активом, враховують не всі. Якісне використання часу і визначає якість нашого життя.

            "Люди стають тими, ким стають, в основному, від того, що вони роблять у свій вільний час. Саме вибір: на що витратити свій час, визначає вибір шляху, яким піде людина, і того місця, де він, в кінцевому рахунку , виявиться ".

      

ЗОЛОТІ ПРАВИЛА ПЛАНУВАННЯ ЧАСУ

         Пропонуємо “десять золотих правил”, виконання яких допоможе вам добитися кращої організації роботи та успішного планування свого часу.

1. Формуйте робочі блоки, в які ви будете включати виконання великих або схожих за характером завдань.

       Людині, яка постійно перериває свою роботу або якій заважають сторонні, для виконання завдання потрібно значно більше часу, ніж тому, хто зосередився виключно на виконанні роботи такого ж обсягу. 

     

ХРОНОМЕТРАЖ ЧАСУ – ОПИМАЛЬНЕ РІШЕННЯ В ТАЙММЕНЕДЖМЕНТІ

      В сучасному інформаційному суспільстві, заснованому на ринкових умовах господарювання, якість роботи кадрів докорінно відрізняється від тих умов, які існували в індустріальному суспільстві. 
           Перевантаження, стрес, збільшення тривалості робочого дня - постійний супутник сучасного менеджера.
У зв'язку з невмінням правильно розподілити робочий час, корисна зайнятість менеджерів не перевищує 70-80%.
         Проблема ефективного використання робочого часу є актуальною для менеджерів будь-якого рівня, тому мета нашої полеміки полягає в тому, щоб показати, як завдяки регулюванню особистого часу досягти високих результатів у короткі терміни.