Електронна пошта – прекрасний і поки що недооцінений багатьма керівниками інструмент. Її тайм-менеджмент перевага в тому, що пошта не потребує «одночасності» контакту – ви надсилаєте пошту в будь-який зручний для вас час, контрагент читає в зручний йому час.
Так значно зручніше ніж при телефонних розмовах чи просто спілкуванні, які потребують одночасної присутності обох учасників комунікації. Виходячи з цієї переваги електронної пошти, краще використовувати її, а не телефон, для всіх необов’язкових справ, тобто тих, які можуть зачекати день.
Щоб ефективно користуватися поштою, рекомендовано вивчити десятипальцевий сліпий друк. Цей інвестиційний проект потребує всього 1-2 години вдень на протязі 2 тижнів і дасть вам дуже важливий результат: свободу створення письмового листа.
Справа не стільки в швидкості, як в волі: писати вам буде так само легко, як говорити, і ви будете використовувати пошту значно активніше, отримуючи значні переваги часу.
Наступна тема в роботі з електронною поштою – спам, засмічуючі вашу папку «Вхідні», рекламні листи. Проблема спаму в електронній пошті, мабуть, найменша зі всіх проблем. Навіть коли не використовувати антиспамові фільтри, видалення вручну сотні-другої рекламних листів займе максимум півхвилини.
Якщо ця процедура займає у вас більше часу, якщо ви піддаєтеся різноманітним заголовкам, а потім сердитесь на спамерів за витрачений вами час – це швидше ваша проблема недостатнього розуміння власних пріоритетів і довготермінових цілей. Коли людина чітко розуміє свої цілі, її значно важче відволікти від справи різним інформаційним сміттям.
Реальною проблемою спам стає лише при виході в інтернет з кишенькового комп’ютера, через мобільний телефон, коли низька якість зв’язку перешкоджає завантаженню заголовків і видаленню спамівських листів на сервері. Якщо ви часто зустрічаєтеся з такою ситуацією – рекомендовано завести ще одну поштову скриньку, ніколи не згадувану в відкритих джерелах і відому тільки вашим ключовим колегам, начальству і т.п.
Значно серйозніша проблема конверта, який з’являється. Справді, якою серйозною справою ми би не займалися, сигнал «У вас нова пошта» одразу включає тривожні центри головного мозку. І важлива справа відкладається в сторону, а новий лист, природно виявляється не таким важливим, як здавалося.
Відключіть нагадування про отримання нового листа. Якщо ваша робота – не переробка замовлень, які приходять по електронній пошті і потребуючих негайної реакції, – відключіть не вагаючись. Автоматичну перевірку пошти (по замовчуванню в Outlook вона виконується кожні кілька хвилин) також зробіть рідшою, не більше одного разу на годину. А ще краще перевіряйте пошту самі, без допомоги автоматичних налаштувань.
По досвіду корпоративних проектів, оптимальна частота прийому пошти – біля 3-4 разів в день. Краще, якщо цей час буде визначеним, добре відомий вашим колегам. Поєднуйте цей час з завершенням логічних робочих періодів – наприклад останні півгодини перед обідом і перед кінцем робочого дня. Початковий час робочих періодів витрачайте на більш серйозні справи, не витрачайте на дрібні.
Іноді потрібно переглядати пошту частіше, наприклад якщо ваш керівник на протязі дня часто висилає по електронній пошті важливі поручення. Але навіть в таких випадках перевірка пошти раз в годину, чи в крайньому разі в півгодини, є достатньою.
Питання, які не чекають півгодини-годину, – це щось з області пожеж і землетрусів, швидше за все вам поставлять по телефону, а всі решта по електронній пошті.
Щоб полегшити собі роботу, налаштуйте автоматичне сортування пошти, яку вміє робити будь-яка поштова програма. Створіть папки по ключових для вас темах чи проектах, або людях, і налаштуйте автоматичне розсилання листів в ці папки. Це особливо для нетермінової звітності підлеглих і т.п.
Якщо не вдається налаштувати сортування по вже відомій в листі ознаці (наприклад адресі відправника), домовтеся з колегами про прості позначення. Наприклад, керівник відділу в ІТ-компанії розпорядився всі питання, які чекають день, надсилати з позначкою «*» в полі «Тема» і налаштував авто фільтрацію цих листів в окрему папку. На протязі дня він їх навіть не читав, а відповідав на всі питання наступного дня усно – на пленарному засіданні. Таким чином вдалося різко скоротити час на вирішення дрібних питань на протязі дня, звільнити час для ключових задач, потребуючих концентрації.
В MS Outlook крім автоматичного сортування можна ще налаштувати автоматичне розмальовування листів в різні кольори. Наприклад, як налаштувала одна з учасниць тренінгів: від шефа – строгим класичним шрифтом і синім кольором; від коханої людини – бузковим кольором і вишуканим шрифтом і т.п.
Немає коментарів:
Дописати коментар