1. Основним принципом планування є дотримання співвідношення 60:40. Це означає, що складати план треба лише на визначену частину свого робочого часу, як показує досвід, найкраще на 60%.
Події, що важко передбачити, моменти що відволікають («поглиначі часу»), а також події особистого плану не можуть бути заплановані цілком. Відповідно, свій час треба розподілити між 3-ма блоками.
Події, що важко передбачити, моменти що відволікають («поглиначі часу»), а також події особистого плану не можуть бути заплановані цілком. Відповідно, свій час треба розподілити між 3-ма блоками.
Основне правило планування часу:
60 % - запланований час;
20 % - непередбачений час (резерви часу на неплановані дії);
20 % - спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).
У залежності від виду Вашої діяльності ці величини можуть відхилятися в той чи інший бік. Більш точно Ви можете їх визначити, виходячи з аналізу окремих видів діяльності і витрат часу, тому що саме такий аналіз є основою всякого планування часу.
2. Другий принцип планування – аналіз видів діяльності і витрат часу, листок «денних перешкод».
Сутність цього принципу полягає в документуванні того, як і на що Ви використовуєте свій час (див. тему 1).
3. Принцип планування – зведення задач воєдино – складання плану дій.
Треба:
• перелічити всі майбутні в плановому періоді задачі;
• розділити їх на довго-, середньо- і короткострокові;
• встановити пріоритетність у рішенні задач.
4. Регулярність – системність – послідовність. Цей принцип означає, що треба регулярно і систематично працювати, послідовно доводити до кінця розпочату справу.
5. Реалістичне планування - тобто планування такого обсягу робіт, з яким реально можна впоратися.
6. Пристосовність – це значить, що треба виявляти гнучкість, щоб досягалися Ваші цілі.
7. Поповнення втрат часу: слід прагнути відразу ж поповнювати втрати часу: наприклад, краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня наганяти втрачене напередодні.
8. Письмова форма – обов'язкова.
9. Перенос незробленого – невиконані задачі переносяться в план наступного періоду.
10. Фіксація результатів замість дій, тобто в планах треба записувати результати і цілі (кінцевий стан), а не просто які-небудь дії.
Наприклад, замість: «подзвонити пану Дорошенко» краще записати конкретно: „погодити з паном Дорошенко програму ЕОМ”.
11. Установлення часових норм.
Треба встановлювати точні норми, що передбачають рівно стільки часу на визначену роботу, скільки вона того варта.
Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є взагалі. Тобто якщо Ви, наприклад, призначили нараду і відвели на цю нараду 2 години, то вона стільки і триватиме, хоча, можливо, що цілі наради можуть бути досягнуті набагато швидше, наприклад, за 1 годину чи 90 хвилин.
12. Обов'язково встановлювати точний термін виконання.
У такий спосіб Ви привчите себе до самодисципліни. Фіксація точних термінів виконання особливо важлива при складанні домовленості з іншою стороною. Тут треба уникати неточних формулювань, наприклад, « Якомога швидше». Що значить: «Якомога швидше ?» - це через годину?, протягом дня?, чи завтра?, через тиждень ?
Обов'язково домовляйтеся, до якого терміну завдання повинно бути виконано. Це дасть вам змогу уникати непорозумінь.
13. Установлення пріоритетів (тобто ступеня важливості справ).
Точно встановлюйте, якій справі якого роду пріоритети Ви віддаєте, тобто що слід виконувати в першу чергу, що – в другу, що – потім.
14.Позбавлення „тиранії нагальності”.
Треба учитися відрізняти найважливіше від нагального. Термінова (спішна) справа не завжди буває найважливішою, однак саме нагальні і невідкладні справи займають часто велику частину нашого дорогоцінного часу.
„Тиранія нагальності” виникає внаслідок того, що неважливим справам віддається перевага тільки тому, що через погане планування не важливі справи стають терміновими.
15. Делегування (передоручення) справ.
Тобто, треба встановлювати у своїх планах, яку роботу Ви повинні виконувати самі (особисто), а яку можна передоручити. Про делегування мова докладно буде вестися пізніше.
16. „Поглиначі” часу і резерви часу.
Треба залишати визначений відсоток свого часу як резерв для несподіваних відвідувачів, телефонних дзвоників чи на випадок недооцінки тривалості окремих справ і намагатися скоротити кількість «перешкод».
17. Переробка – повторний огляд.
Варто постійно перевіряти і переробляти свій план з погляду – чи можуть бути ті чи інші його пункти виконані цілком у встановлений термін.
18. Вільний час.
Принцип передбачає планування і використання свого вільного часу, а також часу, що іде на поїздки і очікування.
19. Часові блоки і спокійний час (закриті години).
Цей принцип означає, що треба визначати тривалі безперервні періоди часу (блоки) для рішення великих задач (це так званий спокійний час, закриті години) і короткі проміжки - для обробки декількох дрібних справ.
Доцільно при цьому для закритих годин планувати найбільш сприятливі години, з урахуванням біоритмів (це, як правило, ранкові години).
20. Час для планування і творчості.
Треба резервувати також визначену частину свого часу для планової, підготовчої і творчої роботи, а також для підвищення кваліфікації. Якщо цей час губиться в повсякденних справах, треба подбати про те, щоб найближчим часом заповнити втрати.
Крім зазначених, треба враховувати у своїх планах також принципи планування:
21. Рутинної роботи.
22. Непродуктивної діяльності.
23. Піклуватися про різноманітність виконуваних робіт.
24. Треба також погоджувати свої власні часові плани з планами інших людей (своїх колег, начальника, підлеглих).
25. Варто також враховувати можливість альтернативного планування - за принципом: «Завжди можна знайти інший шлях – кращий».
З указаних принципів та правил планування робочого часу слід вибрати і написати для себе 5 ключових правил - принципів, яких Ви збираєтеся дотримуватися найближчим часом.
До речі, цікава стаття на цю тему є у 3-ому номері україномовного розвиткового журналу Експеримент http://spe.org.ua/experyment/
ВідповістиВидалити