1. Звужуйте,
наскільки можливо, коло учасників. Запрошувати треба лише тих, без кого не
можна обійтися, тобто працівників, які:
- · пов’язані безпосередньо з питаннями, що розглядаються на засіданні;
- · мають відповідні спеціальні знання;
- · будуть виконувати рішення;
- · мають досвід рішення аналогічних проблем;
- · є відповідальними за належне виконання рішень наради;
·
а також досвідчених радників і людей, що
уміють вирішувати проблеми (чи уміють вести конференцію).
2. Правильно
вибирайте дату і час проведення наради.
3. Вибирайте
придатне для цілей конференції приміщення, у якому Вам по можливості, не будуть
заважати, і подбайте про необхідні засоби наочної інформації.
4. Визначайте
попередньо цілі наради і відповідно пункти порядку денного:
·
виступи;
·
проекти рішень;
·
питання, що потребують негативного вирішення;
·
інформацію і т.п.
5. Порядок
денний складайте з регламентом часу, необхідного для обговорення окремих тем. Для
кожного пункту треба намічати час відповідно до його значимості (пріоритети!).
6.
Запрошення розсилайте принаймні за тиждень до
наради. Проінформуйте якомога конкретніше учасників про теми і цілі засідання.
Проведення наради
7.
Розпочинайте точно у визначений час. Той, хто
чекає учасників, що спізнюються, може прождати вічно!
8. Повідомте про вартість хвилини даної наради (заробіток учасників за хвилину
плюс накладні витрати) і про свій намір провести її раціонально. Виражайте
впевненість в успішному ході засідання.
9. Погодьте з учасниками правила спільної роботи, наприклад про обмеження часу
виступів 30 чи 60 секундами, про порядок прийняття рішень.
10. Доручіть одному з учасників ведення протоколу.
11. Тримайте під контролем перерви і блокуйте такі «убивчі» фрази, як «Цього ми
ще ніколи не робили!».
12. Розпізнавайте такі критичні пункти в дискусії, як розмови на „вільні” теми,
поспішні висновки і невірні рішення.
13. Під час засідання перевіряйте ще раз, як досягаються поставлені цілі:
аналіз проблеми, альтернативні рішення, пошуки підсумкових рішень, інформація,
координація.
14.
Повторюйте прийняті рішення і погоджені міри,
щоб заручитися згодою учасників і виключити розбіжності.
15. Наприкінці засідання підведіть підсумки і поясніть, що, ким і до якого часу
повинно бути зроблено.
16. Завершуйте нараду точно в призначений час. У такий спосіб Ви забезпечите
собі репутацію вмілого організатора. При проведенні наступних засідань учасники
будуть уже самі себе дисциплінувати і прагнути до своєчасного виконання порядку
денного; ніхто не буде затягувати свій виступ і забирати час наступного
учасника.
Якщо
при плануванні наради Ви правильно установите пріоритети, то Ви переконаєтеся в
тому, що найважливіші пункти були обговорені на початку і до кінця залишилися
не обговореними лише малозначні питання.
Завершуйте
нараду на позитивній ноті, висловивши кілька привітних слів.
Після наради
17. Повертайтеся - хоча б час від часу - до ходу і результатів конференції, що
відбулася, наприклад шляхом опитування учасників:
·
Чи були досить ясними тема і ціль наради ?
·
Чи одержав кожний з учасників вчасно порядок
денний і інші матеріали?
·
Чи почалося засідання вчасно ?
·
Чи дотримувалися порядок денний і регламент ?
·
Чи була досягнута мета наради?
·
Чи були розподілені задачі і установлені
відповідні терміни?
·
Скільки часу було використано неефективно?
18. Складіть чіткий підсумковий протокол - по можливості через 24 - максимально
через 48 годин після завершення засідання.
Найбільша помилка після
наради - відсутність протоколу, або поганий протокол.
19. Так називаний укорочений протокол з найважливішими даними і результатами
слід вже наприкінці засідання роздати всім учасникам у виді фотокопії; у
більшості випадків великий протокол стає тоді зайвим.
20. Контролюйте, чи виконуються прийняті рішення усіма, кого вони стосуються.
21. Завдання, що не виконуються, повинні стати першим пунктом порядку денного
наступної наради.
Немає коментарів:
Дописати коментар