середу, 8 лютого 2012 р.

НЕПРОХАННІ ГОСТІ - ПОГЛИНАЧІ ЧАСУ

           До мене постійно приходять «незаплановані» відвідувачі. Чому це відбувається?
       Як Вам, ймовірно, довелося переконатися на власному досвіді, незаплановані відвідувачі є одними з самих нещадних “пожирачів” часу. Але якщо Ваш час вирушає на цих “непроханих гостей”, чому Ви їх все-таки приймаєте? 
   Причини можуть бути наступними:
- Ваше робоче місце уразливе до “заглядаючих” відвідувачів
- Ваш секретар не справляється з функціями “внутрішнього бар'єру”
- Ви звикли вирішувати всі питання особисто, і це поширюється на відвідувачів
- Ви не призначаєте чаших зустрічей заздалегідь, тому більшість Ваших відвідувачів приходять до Вас, коли хочуть
- Ви боїтеся втратити якусь важливу інформацію, якщо не вислухаєте всіх відвідувачів
- Ви бачите в кожному новому відвідувачі потенційного клієнта і прагнете його утримати
- Ви просто не володієте прийомами “боротьби” з “непроханими гостями”
           Залежно від того, що саме є основною причиною Ваших втрат часу на непроханих відвідувачів, існують різніспособи боротьби з цими "поглиначами"


               Як спланувати свій офіс, так щоб «відсікти» непотрібних відвідувачів?
Якщо у Вас є свій офіс те, щоб “відсікти” непотрібних відвідувачів, його планування повинне включати дві зони: загальну і особисту. Відвідувачів приймають в загальній зоні. Особиста зона – Ваша приватна територія.
               Хоча розставляння меблів залежить від розмірів і форми офісу, для обмеження доступу відвідувачів до Вашого робочого місця є одне загальне правило: створіть фізичну перешкоду для проходу відвідувачів у Вашу особисту зону. Таким бар'єром може бути Ваш власний стіл, книжкові полиці і навіть невеликі предмети інтер'єру (підставка з кольорами, корзина для паперів). Старайтеся, щоб Ваш відвідувач весь час залишався в “загальній” зоні і у жодному випадку не дозволяйте йому влаштуватися, якщо він Вам не потрібний!

                Що ще можна зробити, щоб зменшити число непроханих відвідувачів?
Для зменшення потоку “непроханих гостей” використовуйте наступні прийоми:

Не приймайте нікого без конкретної попередньої домовленості про зустріч.
- Зобов'яжіть свого секретаря неухильно оберігати Вас від непроханих вторгнень і при необхідності проявляти покладену твердість і непохитність.
- Попросите відвідувача викласти прохання письмово і відправити її Вам поштою або факсом.
- Повісьте на дверях табличку написом:"Прохання не турбувати"
Як бути, якщо відвідувач все-таки «прорвався» до мене?
Якщо всі зроблені заходи не подіяли, і непроханий візитер все-таки “прорвався” до Вас, спробуйте впливати на нього наступними способами:
- Постарайтеся утримувати його в “загальній” зоні, це дасть Вам психологічну перевагу.
- Не пропонуйте йому сісти.
- Заздалегідь домовтеся, на скільки хвилин він може розраховувати.
- Почніть читати свої папери в той час, коли відвідувач продовжує говорити.
- Демонстративно дивиться на годинник.
- Нагадаєте відвідувачеві, що його час витік і “жорстко” перервіть розмову, мало не на півслові.
- Встаньте з-за столу, попрямуйте до дверей і змусите його покинути офіс.
- Говорите “ні” і навіть “НІ”. Проявіть твердість і, якщо потрібно, різкість, але не впадаючи в грубість.

Немає коментарів:

Дописати коментар