Необхідно проводити інвентаризацію часу за кілька робочих днів, щоб проаналізувати свій робочий стиль і розкрити причини дефіциту часу.
Симптоми не організованої роботи керівника можна визначити за такими ознаками:
1) відсутність чіткого розкладу роботи на поточний день (керівник не знає, що йому сьогодні належить зробити в першу чергу, що - у другу);
2) секретар не в курсі справ свого шефа (секретар - перш за все помічник свого керівника);
3) несвоєчасні відповіді на ділові листи (тому що керівнику все якось ніколи);
4) продовження роботи над діловими паперами вдома, вечорами (у службові години не вистачає часу);
5) безперервні перешкоди в роботі, викликані частими телефонними дзвінками та напливу відвідувачів (керівник прагне з усіма розмовляти сам);
6) постійне виконання роботи за своїх підлеглих (зокрема, й тому, що керівникові здається: так надійніше);
7) великий потік всіляких рутинних справ (керівник буквально "тоне" у дрібницях);
8) поспіх при виконанні завдань з боку вищого керівництва (дуже часто викликана несвоєчасністю початку роботи над ними).
Раціональне ведення кореспонденції.
1) Підготуйте стандартні відповіді;
2) Намагайтеся писати резолюцію відразу, не накопичуючи паперів;
3) Не захоплюйтеся розмноженням документів;
4) Своєчасно викидайте архіви;
5) Довіряйте секретареві систематизувати пошту;
6) Вдосконалюйте документообіг;
7) Прагніть до простої системи документообігу.
Немає коментарів:
Дописати коментар