ЗОЛОТІ ПРАВИЛА ПЛАНУВАННЯ ЧАСУ

         Пропонуємо “десять золотих правил”, виконання яких допоможе вам добитися кращої організації роботи та успішного планування свого часу.

1. Формуйте робочі блоки, в які ви будете включати виконання великих або схожих за характером завдань.

       Людині, яка постійно перериває свою роботу або якій заважають сторонні, для виконання завдання потрібно значно більше часу, ніж тому, хто зосередився виключно на виконанні роботи такого ж обсягу. 

     

      Перерви потребують додаткових затрат часу і зусиль для чергового “розбігу” і “занурення” в роботу. Якщо об’єднати виконання декількох невеликих за обсягом, але схожих за характером робіт (наприклад, телефонні розмови, відповіді на листи кореспондентів, обговорення службових питань із співробітниками) в робочі блоки, то економія часу буде очевидною.

2. Свідомо усамітнюйтеся і встановлюйте прийомні години.

       Для виконання надзвичайно важливих завдань необхідно мати можливість працювати спокійно, без будь-яких перешкод ззовні. Неприпустимо, щоб двері вашого кабінету були відчиненими завжди і для всіх. Крім того, все рівно неможливо влаштувати так, щоб вас завжди могли застати по телефону, адже час від часу доводиться виїжджати до клієнтів, на переговори і т. п. Значить, необхідно встановити особисті неприйомні години. 

       Для цього слід переключити телефон на секретаря, колег або скористатися автовідповідачем. Тільки в цьому випадку у вашому розкладі з’явиться проміжок часу, коли ви зможете, максимально зосередившись, добитися найвищої продуктивності праці і результативності. На телефонні дзвінки, що надійдуть у цей час, можна буде відповісти пізніше.

3. При проведенні переговорів встановлюйте регламент, а також визначайте необхідні витрати часу для виконання певних завдань.

          Тривалість виконання тієї чи іншої роботи зазвичай залежить від часу, що є у нашому розпорядженні. Чи не кожна ділова людина жаліється на надто затяжні і малорезультативні переговори. Обговорювати слід все, що необхідно, але не більше години. Цього часу цілком має вистачити, щоб вислухати всі точки зору і прийняти рішення. Інколи ділові зустрічі перетворюються на пустопорожню балаканину. Частіше всього їх призначають на 10 годину ранку, а переговори тривають до обіду. Між тим, якщо зустріч призначити на 11 годину, то вона також обов’язково завершиться до обіду, причому, можливо, з кращим результатом. 

        Отож, слід встановлювати жорсткі часові рамки при проведенні переговорів, нарад і т. д. Час – гроші, і якщо останні постійно рахують, то витрати часу, які також мають грошове вираження, враховують вкрай рідко.

4. Дотримуйтеся принципу визначення пріоритетів для виконання всіх видів робіт.

          Ніхто не може справитися з усіма справами, які необхідно або хотілося б зробити. Надзвичайно поширеним явищем і, водночас, проблемою є прагнення зробити відразу дуже багато справ. Але у добі лише 24 години. Щоб якось розтягнути свій робочий день, деякі прихоплюють у випадку крайньої необхідності ще й частину ночі. Не забувайте, що стрес виникає не від того, що ми зробили, а від того, що ми не встигли виконати. Нас пригнічує усвідомлення того, що ми не встигли завершити роботу. 

      Єдина можливість справитися з потоком завдань, ділових зустрічей, домовленостей – це чітко і однозначно встановити для них пріоритети, орієнтуючись на досягнення власних цілей і виконання справді важливих завдань. Завдяки цьому можна найкращим чином використовувати кожний день, годину і хвилину. В першу чергу доцільно братися за ту справу, якій відводиться пріоритет № 1.

5. Якщо можете вибирати, то виконуйте лише справді важливі справи (принцип Парето).

Вільфредо Парето в ХІХ ст. виявив, що лише невелика частина результату будь-якої діяльності представляє собою справжню цінність. Наприклад, 80% успіху фірми досягається завдяки лише 20% клієнтів або лише в 20% тексту статті чи циркуляру міститься 80% всієї інформації. Якщо ми, читаючи, на нарадах, при занесенні даних у комп’ютер і т. п. обмежимося тим, що насправді є важливим, то, використавши лише 20% робочого часу, ми отримаємо 80% результату. Головна трудність полягає в тому, щоб виявити ті 20%, від яких залежить успіх справи.

6. Повною мірою використовуйте делегування як оплачену послугу.

          Жодна ділова людина, яка дорожить своїм часом, не повинна все робити сама. Ті завдання, виконання яких могли б взяти на себе інші, обов’язково повинні виконувати саме вони. Тому, у кого зовсім немає підлеглих або ж співробітники не володіють достатньою кваліфікацією, слід набрати підлеглих з відповідною підготовкою або потурбуватися про навчання наявного персоналу. 

     Оскільки делегування повноважень тягне за собою значну економію часу, найвигідніше і найдешевше тривалий час користуватися платними послугами поза своєю фірмою, звертаючись до різних агентств, консультаційних фірм і організацій. В сучасних умовах на ринку послуг пропонується будь-яка кваліфікована допомога. Витрати на використання платних послуг “на стороні” будуть у будь-якому випадку меншими, ніж витрати роботодавця на утримання додаткового штатного співробітника.

7. Великі завдання виконуйте невеликими частинами (тактика “нарізання салямі”).

          Ще Альберт Ейнштейн підмітив, що більшості людей подобається рубати дрова тому, що при цьому за дією відразу слідує результат. Саме через те, що результат нашої діяльності, як правило, віддалений у часі, людям властиво “ухилятися” від виконання великих і непростих завдань або зволікати з їх виконанням, інакше кажучи, відкладати їх “у довгий ящик”. Навіть дуже голодний чоловік не спроможний з’їсти цілого бика, він може щодня з’їдати приблизно два біфштекси. 

       Цілі і проекти також слід ділити на невеликі порції і виконувати їх протягом тривалого часу, кожний день відводячи для цієї роботи приблизно по дві години. Після досягнення першої проміжної цілі виявляться і певні результати, які будуть стимулювати виконання завдань, що залишилися.

8. Встановлюйте для самого себе строки виконання справ категорії “А” (ЦДФ).

           У добрих намірах, як правило, браку немає і зазвичай лишень не вистачає часу, щоб виконати задумане. Причина проста: тільки зберешся взятися за намічене, як потрібно провести незаплановану ділову зустріч, затягуються переговори, виникають непередбачувані обставини або просто відволікають дрібні, повсякденні справи, і тоді доводиться відмовлятися від задуманого. 

       Якщо ж заздалегідь, наприклад, на початку місяця у робочому календарі зарезервувати визначені часові блоки для виконання своїх починань і сприймати їх як заздалегідь заплановані ділові зустрічі або наради, до того ж позначити їх тим же маркером, яким ви користуєтеся для позначення всіх своїх важливих справ, то це психологічно налаштує вас на обов’язковість їх виконання. Коли ви станете надалі заносити в календар строки нових переговорів, нарад і т. д., то мимоволі наштовхнетеся на свій минулий запис і вимушені будете перенести намічені заходи на інший строк. Цього не трапиться, якщо в календарі буде відсутній запис про задуману вами справу. Лише так можна заставити себе обов’язково виділити у власному розкладі час для виконання справді важливих для вас справ, які відносяться до так званої категорії “А”, або А-справ. 

         Записи про заплановані власні А-справи точно так же, як і записи про ділові зустрічі, наради і т. п., необхідно доповнити конкретними відомостями, тобто цифрами, датами і фактами (ЦДФ). Коли строки проведення різноманітних заходів будуть погоджуватися з іншими співробітниками, “домовленості з самим собою” слід обов’язково враховувати при плануванні всіх інших справ.

9. Головні завдання виконуйте вранці (відчуття успіху).

            “Ранковий час обдаровує золотом нас”. Хто не переживав такого: вже на початку робочого дня всі плани порушуються через непередбачувані обставини: нагромадження незапланованих розмов, телефонних дзвінків і т. п. перекреслює всі найкращі задуми? Але те, що виконано заздалегідь (наприклад, до початку виконання повсякденних справа, таких, як розмови по телефону, відповіді на ділові листи, наради і т. п.), створює відчуття справжнього успіху; результат вранішньої роботи вже ніхто не зможе у вас відняти або зіпсувати. 

           Секрет успіху багатьох підприємців криється в тому, що вони ще рано-вранці вдома або на роботі безпосередньо перед початком робочого дня встигають виконати ту чи іншу важливу для них справу або, у крайньому випадку, розпочати її. Подібне вирішальне випередження в будь-якому випадку окуповується.

10. Свідомо враховуйте у робочих планах коливання рівня працездатності.

           Більшість із нас на собі відчувають, що продуктивність праці протягом робочого дня міняється: вона то досягає піку, то різко знижується. Відбувається це незалежно від того, є людина “жайворонком”, чи “совою”. В будь-якому випадку слід планувати виконання найбільш важливих робіт на періоди підвищення працездатності. В цей час людина відчуває себе сповненою сил і встигає зробити значно більше і з кращим результатом, ніж у періоди спаду працездатності. 

           Роботи рутинного характеру, що не мають великого значення, слід виконувати у післяобідній час. При плануванні справ на день слід пам’ятати, що найважливіші справи виконуються на початку робочого дня. В період найвищої працездатності доцільно проводити співбесіди з співробітниками, наради і ділові зустрічі з клієнтами. Період спаду працездатності присвятіть консультаціям і телефонним дзвінкам.

Стаття Лотара Зайверта (Lothar J. Seiwert) "Золоті правила планування часу" публікується з дозволу адміністрації Веб-порталу Школи національної еліти Elitarium - www.elitarium.ru (м. Санкт-Петербург, Російська Федерація), де вона представлена російською мовою у скороченому перекладі з англійської.

Стаття була опублікована у "Круглому столі" № 4 (28) за квітень 2005 р.

 Автор: Лотар Зайверт (Lothar J. Seiwert) – професор, керівник Інституту стратегії використання часу (м. Гейдельберг, Німеччина).