Кожен, хто намагається керуватися правилами тайм-менеджменту, рано чи пізно робить хоча б одну з поширених помилок. На жаль, деякі в результаті приходять до висновку, що все це не для них. І дуже даремно. У ваших силах навести порядок у справах, якщо знати, де підстерігають небезпеки, і що з ними робити.
Про те, де лежать «граблі», і як на них не наступити, розповідає Гліб Архангельський, генеральний директор компанії «Організація часу» і автор популярних книг по тайм-менеджменту.
Помилки планування
Складаючи розклад, легко впасти в спокусу розписати весь день по хвилинах. Ті, хто пробував дотримуватися такого розкладу, підтвердять, що нічого доброго з цього зазвичай не виходить. «Це досить поширена помилка, для усунення якої є дуже просте рішення, - говорить Гліб Архангельський. - Залишайте «зелені зони» - 1:00 на кожні 2:00. Якщо щось у вашому розкладі зміститься, «полетить» не весь день. В цілому такі «зелені зони» повинні займати 30-40% робочого часу ».
Інша крайність - прагнути до продуктивності, починаючи день взагалі без якого-небудь плану дій. Це небезпечно, так як робочий потік може «захлеснути». Будуть заходити люди, дзвонити телефон, приходити листи, і за цим можна провести весь день. В результаті вам гарантовано неприємне відчуття, що протягом дня справ було дуже багато, але ви так нічого і не зробили.
Щоб уникнути цього, обов'язково виділіть 10 хвилин - вранці або ввечері, коли вам зручніше - і сплануйте, що вам дійсно важливо зробити протягом дня. Це дозволить трохи відсунути суєту і боротися з перериваннями, оцінюючи, наскільки кожне з них дійсно важливо і заслуговує вашої уваги.
Складаючи список справ, легко переоцінити свої сили і запланувати занадто багато. «Я рекомендую планувати окремо зустрічі і окремо завдання, радить Гліб Архангельський. - Нехай зустрічей буде менше, а задач - більше. Завданнями можна заповнювати «простір» між зустрічами, і у вас буде велика свобода вибору. Але ставитеся спокійно до того, що з великого списку завдань зроблено буде не все. Це абсолютно нормально ».
В процесі роботи
Представивши собі якийсь ідеальний план робочого дня, в реальності збитися з правильного курсу досить легко. Наприклад, ви можете не впоратися з потоком вхідної інформації і завдань. Все це необхідно записувати, а багато хто цим правилом легковажно нехтують. «Страшна річ - намагатися утримати всі справи в голові, - вважає Гліб Архангельський. - Список справ - це не план.
Список справ обов'язково повинен бути, і всі завдання повинні бути в одному місці. І туди обов'язково повинні потрапляти нові виникають справи. Бажано відразу ж після надходження. Адже записати нове завдання в список - це 10 секунд. Не потрібно перевантажувати голову. Багато людей відчувають себе замученими зовсім не тому, що багато завдань, а тільки тому, що вони не записані, інформація не структурована ».
На його думку, ще одна поширена помилка - не робити перерви в роботі. Робочий потік захоплює, але всього 5 хвилин перерви на годину роботи допоможуть вам бути набагато продуктивніше. Вийдіть з кімнати, полийте квіти, влаштуйте фізкультурну паузу. Існує навіть спеціальна комп'ютерна програма, яка раз на годину на 5 хвилин блокує всі програми так, що ви змушені припинити роботу і зробити перерву. Взагалі відпочинок слід планувати так само, як і роботу.
Системні помилки
Намагаючись налаштувати особисту систему тайм-менеджменту, багато в результаті зайво її ускладнюють. Частіше за інших цю помилку роблять люди аналітичного складу. «Я і сам цим« перехворів », - зауважує Гліб Архангельський, - складні показники, системи татусів і подпапочек і пр. В результаті занадто складна система відмирає, адже на її підтримку йде дуже багато зусиль.
Я рекомендую скористатися «методом обмеженого хаосу». Не треба вибудовувати занадто складний порядок на всі часи, досить спробувати трохи впорядкувати той хаос, який уже є. Спробуйте ввести одне правило або впорядкувати якусь одну категорію. Вирощують порядок поступово ».
Не менш небезпечно сліпо слідувати рекомендаціям експертів з тайм-менеджменту, не беручи до уваги свої індивідуальні особливості. Нерідко ці рекомендації бувають надмірно догматичні. Тобто одна людина щось для себе зрозумів і почав всім іншим це в голови втовкмачувати, пояснює Гліб Архангельський. «І ось люди намагаються строго слідувати вказівкам, ігноруючи свої індивідуальні особливості, і в результаті відчувають стрес і роздратування, вирішують, що тайм-менеджмент їм в принципі не підходить, - каже він. - Існують різні типи особистостей, і треба прислухатися до себе.
Брати якесь одне правило і приміряти його на себе, наскільки воно підходить особисто вам. Ми дотримуємося такого підходу: дати людям набір інструментів і вчити їх експериментувати з ними. Можливо, людина навчиться використовувати одну викрутку, буде все їй прикручувати, а молоток йому зовсім і не потрібен».
Нерідко люди намагаються з понеділка, з 1 січня, після здачі квартального звіту і т.д. почати вести нову «правильну» життя: почати все планувати, ходити в басейн, вести здоровий спосіб життя і пр. Але ресурси людської волі обмежені. Намагаючись глобально перебудувати звичне життя, людина в результаті може протриматися не більше трьох днів, а потім зірветься і вирішить, що правильна життя не для нього. «На жаль, це наша національна риса - широта душі, прагнення до розмаху, максималізм і бажання влаштувати революцію, - вважає Гліб Архангельський. - Все або нічого.
Впровадити таку собі глобальну систему, а потім в результаті розчаруватися і закинути. Не треба робити все відразу. Це як у спортзалі. Не треба накидатися на всі тренажери відразу, а потім тиждень хворіти. Краще робити маленькі кроки. Досить впроваджувати один інструмент в тиждень, експериментувати з ним, коригувати, поки він не «приживеться» у вашій практиці. Потім впроваджувати наступний інструмент і т.д. »
Немає коментарів:
Дописати коментар